Humor im Recruiting: unseriös oder Wettbewerbsvorteil?

Darf im Recruitinggespräch gelacht werden? Dieser Frage bin ich mit Marie Osterbauer-Hofer nachgegangen. Unsere einhellige Antwort vorweg: es darf nicht nur gelacht werden, es MUSS! Aber ein paar Dinge sollte man beachten. Welche sind im aktuellen Gastbeitrag nachzulesen. Herzliche Grüße und viel Spaß Claudia
Start with a smile …
Längst weiß man: Humor ist ein überlebenswichtiger Resilienzfaktor für uns Menschen und die
vielfältigen positiven Auswirkungen des Lachens sind zwar in aller Munde – doch
leider noch lange nicht in allen Unternehmen zu finden. Aber hat Humor im
Recruitingprozess überhaupt etwas verloren? Wirkt man nicht unseriös, als
RecruiterIn, als BewerberIn, als Führungskraft, als Unternehmen, wenn man sich traut,
humorvolle Elemente bewusst einzusetzen?
Seriös versus souverän?
Genau das Gegenteil ist der Fall, Humor wird als Zeichen von Souveränität und
gesicherter Position wahrgenommen, hebt von der Masse ab, wirkt attraktiv und
interessant. Gemeint ist hier natürlich nicht schenkelklopfende Heiterkeit
und irritierende Blödeleien beim Bewerbungsgespräch (obwohl es dazu ein
wirklich sehr erheiterndes Video vom Monty Python gibt bzw. findet man auch ein
paar Beispiele in diesem Beitrag),
nicht in erster Linie das launige Erzählen von Anekdoten und Witzen und schon
gar nicht sarkastische Bemerkungen über die Schwächen von BewerberInnen oder
die Höhe des gebotenen Gehaltes 😉
Was heißt „humorvoll“?
Humor ist hier
  • die heiter-gelassene Gemütsverfassung aller
    am Recruitingprozess Beteiligten, sichtbar in lebendiger Kommunikation,
    wertschätzend-wohlwollender Haltung, respektvollem aber auch durchaus
    augenzwinkerndem Umgang miteinander und dem konsequent positiv-realistischen
    Focus
  • angereichert mit dem  Mut, überraschende Facetten zu zeigen, Selbstironie und Wortwitz spielerisch einfließen zu lassen und ansteckendem Optimismus.
Zusammengefasst beschreibt Humor damit eine essentielle soziale Kompetenz, die niemals als
Ersatz, sondern immer als Ergänzung zur fachlichen Qualifikation gesehen
werden soll und die die Grundlage für Arbeitsfreude und gelingende Zusammenarbeit ist.
In den online-Partnerbörsen ist „humorvoll“ eine der meistgewünschten Eigenschaften,
die man sich vom potentiellen zukünftigen Lebenspartner erwartet. Der
Wunsch nach einem humorvollen Gegenüber ist sicher nicht nur auf das Privatleben
beschränkt. Und was ist Recruiting viel anderes, als die Suche nach Menschen,
die zu den Menschen (und natürlich Aufgaben) des eigenen Unternehmens passen?
Warum sollte da Humor plötzlich im Zusammenleben und –arbeiten keine Rolle mehr
spielen? Oft sind die besonders humorlosen Führungskräfte oder eine völlig
humorbefreite Unternehmenskultur die ausschlaggebenden Gründe, warum Menschen
ein Unternehmen schnell wieder verlassen.
Und Humor ist im Hinblick auf die Generation Z, also die Anfang der 90er Geborenen, verstärkt
ein Thema, denn für diese jungen Talente macht neuesten Studien zufolge der
Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz über 30% ihrer Arbeitszufriedenheit aus. Für sie
sind Unternehmen attraktiv, die sich von Anfang an trauen, sich zu einer humorvollen
und lebensbejahenden Unternehmenskultur zu bekennen.
Aber anstatt in Inseraten richtig Lust auf´s Arbeiten zu machen, findet man meist
distanzierte Standardformulierungen, nüchterne Aufzählung von Anforderungen und
gebotenen Konditionen –keinerlei Hinweis darauf, dass die Arbeit bzw. die
Zusammenarbeit auch Spaß machen soll und v.a. Spaß machen DARF, sondern
Ernsthaftigkeit im Endstadium! Und da stellt sich natürlich die Frage: Wer will
schon wo arbeiten, wo er nichts zu lachen hat?
Tipp: Hier kann man sich viel von den Werbestrategen abschauen, die Humor erfolgreich in der Vermarktung
der Produkte einsetzen – warum also nicht auch das eigene Unternehmen humorvoll
anpreisen? Mit Wortwitz in den Formulierungen, mit augenzwinkernden Hinweisen,
dass die WunschkandidatInnen gerne Ihren Humor mitbringen und einbringen
dürfen, mit sorgfältig positionierten Überraschungsmomenten – auch hier nicht
als Ersatz, sondern als Ergänzung zum notwendigen Informationsgehalt eines
Inserates.
Humorvoll bewerben?
Doch schauen wir mal auf die andere Seite, nämlich auf die BewerberInnen. Die
Rahmenbedingungen für „humorvolles Bewerben“ sind nicht gerade günstig, denn
damit Humor auch positiv wirksam werden kann, braucht´s ein paar wichtige Voraussetzungen:
– (Selbst-)Sicherheit bzw.
– die Sicherheit einer etablierten Beziehungsebene,
– wertschätzende Begegnung auf Augenhöhe und
– Mut zur Authentizität, d.h. sich in allen Facetten zu zeigen.
Wenn sich  nun die BewerberInnen als Bittsteller verstehen oder erleben, fehlt
natürlich die notwendige Leichtigkeit, und sie trauen sich nicht, sich im
Motivationsschreiben oder dann im Bewerbungsgespräch auf ihre Art humorvoll zu
zeigen – schließlich will man ja nix riskieren und keinen „schlechten Eindruck“
hinterlassen. Also entschließen sie sich, möglichste distanziert und neutral zu
wirken und riskieren damit auch viel, nämlich keinen besonderen Eindruck zu
hinterlassen.
Tipp: Wer sich traut, auf seine ganz spezielle Art (!) humorvoll zu sein, ungewöhnliche Formulierungen zu
verwenden, augenzwinkernd über die eigenen Macken zu sprechen und den
GesprächspartnerInnen schon im Bewerbungsgespräch mit gnadenlosem Optimismus
überrascht, wird in Erinnerung und im Gespräch bleiben.
Humorvoll recruitieren – ja dürfen´s denn das?
Schließlich sind es natürlich die RecruiterInnen, intern oder extern, die den „Humorgehalt“
des Recruitingprozesses maßgeblich beeinflussen. Hier gilt – sie sollten
richtig Spaß an ihrer Arbeit haben, denn wenn man etwas mit Freude, Hingabe und
Begeisterung tut, dann ist Erfolg unvermeidlich und allen ist es eine Freude,
miteinander zu arbeiten.
Sie haben es in der Hand, ein vertrauensvolles Gesprächsklima zu schaffen, damit die
BewerberInnen sich öffnen können. „Start with a smile – end with a smile!“ ist
das Motto, das nicht nur für Bewerbungsgespräche gelten sollte! Nicht
Defizitorientierung, sondern ganz viel Ressourcenblick und positive Bewertung
der individuellen Möglichkeiten führen automatisch zu einer humorfördernden
Atmosphäre.
Absolutes No-Go: Bei Absagen ist klare
und eindeutige Kommunikation gefragt, hier hat der „Scherz auf den Lippen“
nichts verloren, sondern führt nur zu Missverständnissen oder dass sich
BewerberInnen nicht ernst genommen fühlt.
Wie aber erkennt man nun als RecruiterIn, wieviel Humorkompetenz die KandidatInnen
mitbringen? In den USA wird diese Kompetenz für Führungsebenen schon lange im
Auswahlprozess abgefragt, offene Diskussion der Lebenseinstellung und
systemische Fragen rund um das Thema haben sich dabei bewährt.
Fragen zur Humorkompetenz: Wenn Sie
einen schlechten Tag haben, womit schaffen Sie es, sich wieder in einen
energievollen/heiteren Zustand zu versetzen? Wer in Ihrem Bekannten- und
Freundeskreis würde Sie als humorvoll bezeichnen und warum? Wie könnten Sie
gute Laune und positives Arbeitsklima in Ihrem Team fördern (oder alternativ
verhindern ;-)? Wie gehen Sie mit Misserfolgen um, wann können Sie wieder
drüber lachen?
Fazit: Humor im Recruiting erhöht den Fun-Faktor bei allen Beteiligten, denn Humorkompetenz ist
auf allen Seiten gefragt – und zwar jeder auf seine Art. Und wer ganz auf
Nummer sicher gehen will: Start and end with a smile 🙂
Mag. Marie Osterbauer-Hofer, www.oho-consulting.at, ist seit über
15 Jahren Unternehmensberaterin, Coach und Trainerin, diplomierte
Humorberaterin mit dem Schwerpunkt Führungskräfteentwicklung und –training (Kommunikation, Team, Motivation, Führungsinstrumente) und Keynote
Speaker und Impulsvortragende zum Thema Freude/Spaß/Humor im Arbeits-bzw.
Führungsalltag oder beim Bewältigen von Veränderungen. Ihre
Spezialthemen sind provokative Systemarbeit in Beratung und Coaching,
Kreativität und Improvisation als Problemlösungskompetenz, Lust &
Leichtigkeit im Arbeitsalltag, WorkshopWanderungen, Rituale und
Kreativitätstechniken und Humorberatung.

Active Sourcing: ein Praxisbeispiel

… aber leider kein best practise Beispiel! Manchmal ticken die Uhren der Bloggerinnen unter uns anscheinend recht ähnlich. Gerade als ich mit diesem Blogbeitrag begonnen habe,
habe ich den Newsletter von Barbara Braehmer zum Thema Active Sourcing erhalten – absolut empfehlenswert!
Warum ich mich aktuell damit beschäftigt habe? Wer wie ich im Recruiting tätig ist, bekommt vermutlich nicht nur die eine oder andere Frage rund um das Thema „wie bewerbe ich mich richtig?“ (nach wie vor ein Dauerbrenner: „du was soll ich denn ins Motivationsschreiben reinschreiben?“ – ich bin da bekanntlich nicht unbedingt die beste Informationsquelle) und „ich kenn wen der sucht einen Job, soll er dir mal die Unterlagen schicken?“ Das wäre glaub ich einen eigenen Blogbeitrag wert aber ich schweife vom Thema ab. Ab und zu bekomme ich auch ein echtes „Schmankerl“ weitergeleitet zum Beispiel in Form besonders „aussagekräftiger“ Absageschreiben, witzige bis skurille Recruitingvideos oder – wie in diesem Fall – ein Beispiel für den Versuch von Active Sourcing. Hier die Nachricht – wie unschwer zu erkennen ist via XING – zum Mitlesen (zum Vergrößern bitte draufklicken):

 

 

Schauen wir uns doch gleich den Betreff genauer an:
Liebe Bewerberinnen, bitte immer schön auf die Rechtschreibung achten. Gilt anscheinend nicht für Recruiterinnen – gut kann ja mal passieren. Der potentielle Kandidat hat übrigens seit Jahren keine Funktion im Marketing mehr. Weiter geht’s im Text:
Sie ahnen es bereits, Herr XY beenden nicht suchen nach einem nächsten beruflichen Schritt, weil Herr XY nämlich gar nicht suchen nach einem nächsten beruflichen Schritt.
 
 Ein Talent-Management Unternehmen, das nur davon lebt, die herausragenden Beraterpersönlichkeiten entlang MEINES beruflichen Werdegangs zu begleiten! Ich würde mich jetzt an
Stelle von Herrn YX ein bisschen geehrt fühlen. Auch wenn ich vermutlich nicht weiß, was so ein Talent-Management Unternehmen eigentlich macht. Vermutlich hauptsächlich Netzwerken, denn wie sonst kommt man zu einem „ausgeprägten Netzwerk“. Allerdings kenne ich bzw. Herr XY die ja anscheinend schon alle, kann also jetzt nicht wirklich einen Vorteil für mich erkennen. Lesen wir weiter:
Jetzt kommen wir der Sache näher. „Financial“ könnte ein Suchbegriff gewesen sein, mit dem Herr XY bei den Ergebnissen der XING Suche der Recruiterin des Talent-Management Unternehmens aufscheint. Ein Anknüpfungspunkt! Ein bisschen verstörend findet Herr XY die Tatsache, dass die etablierte Unternehmensberatung, die ihn vermutlich ihrerseits noch nicht im
ausgeprägten Netzwerk hat, sonst hätten sie ihn vielleicht schon eher kontaktiert (oder eben auch nicht) seinen Schwerpunkt auf Marketing-, Produkt- und Preisstrategien legt. Immerhin wird
das schon sehr zeitig im Prozess erwähnt und Herr XY überlegt jetzt, ob er vielleicht seinen bisherigen Schwerpunkt doch einmal verändern möchte. Vielleicht wenn der
Rest einfach überzeugt:
 Kurzfristig ist Herr XY verwirrt, handelt es sich doch nicht um ein Talent-Management Unternehmen sondern vielleicht um eine Rechtsanwaltskanzlei? Da Herr XY in beiden Branchen nicht sonderlich versiert ist, beschließt er, dem Mandat einfach keine Beachtung zu schenken und liest einfach weiter. Ah hier kommt eine essentielle Information, die Position ist anscheinend in Frankfurt angesiedelt. Dass Herr XY aktuell nicht vorhat, seinen Wohnsitz von Wien nach Frankfurt zu verlegen kann die Recruiterin natürlich nicht wissen, einen Versuch war es wert. Interessant ist die Unternehmensbeschreibung. Man bietet zügige Karriereentwicklung und zeitgleich ein familiär geprägtes Umfeld – da ist also sicher für jeden was dabei. Für den
Familienvater genauso wie für den aufstrebenden, karriereorientierten Single.

Das ist aber nett! Es gibt telefonisch noch weitere Auskünfte. Sollte Herr XY nun ernsthaft in Betracht ziehen, demnächst seinen beruflichen Schwerpunkt nach Frankfurt zu verlagern, muss er also erst Mal die Telefonnummer heraussuchen. Da die beiden auf XING nicht vernetzt sind, sind die Kontaktdaten von Frau YZ nämlich nicht freigegeben, ah Google sei Dank, man findet das Talent-Management Unternehmen und auch die Telefonnummer von Frau YZ. Nicht dass jetzt jemand denkt Herr XY hat sich die Mühe gemacht, das war ich (gehört ja schließlich ordentlich recherchiert hier ;-). Jetzt freut sie sich also auf Feedback und einen kurzen Terminvorschlag. Herr XY fragt sich kurz, wofür genau der Terminvorschlag denn sein sollte. Vielleicht für ein
Telefonat oder gleich für einen Termin in Frankfurt? Ach so wo hat das Talent-Management Unternehmen denn seinen Sitz? Viel zu viele offene Fragen für einen kurzen Terminvorschlag, also lässt er es lieber gleich sein.

Wäre zumindest eine Telefonnummer angegeben, hätte Herr XY schnell mal zum Hörer gegriffen und (weil er ein höflicher Mensch ist) gesagt, dass er derzeit kein Interesse an der vorgeschlagenen Position hat. Das wäre aus seiner Sicht nämlich schneller als eine XING Antwort zu schicken und für ihn wäre die Sache erledigt. Dann hätte Frau YZ zumindest die Chance gehabt, ihn kurz zu interviewen und ihm entweder die schon vorgeschlagene Position doch noch schmackhaft zu machen oder ihn für künftige Positionen in die Datenbank (wir gehen jetzt mal davon aus, dass ein Talent-Management Unternehmen eine hat) aufnehmen können. Sie hätte also vielleicht noch eine Möglichkeit gehabt, alles was sie bei diesem Active Sourcing Versuch
verbockt hat, wieder hinzubekommen. Tatsächlich hat sie jetzt lediglich eine Nachricht mit dem Inhalt erhalten: kein Interesse (natürlich wesentlich netter formuliert aber davon hat sie wohl nix).
Und wir gehen einmal davon aus, dass sie diese Anfrage noch zahlreichen anderen XING Kontakten, die ihre (na gut nennen wir es mal so) Recherche ausgespuckt hat geschickt hat. Wie
hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass überhaupt jemand antwortet? Abgesehen von allen, die ganz dringend auf Jobsuche sind (und die melden sich auch über herkömmliche Recruitingkanäle). Schade um die Zeit.
Aber DANKE für ein großartiges Beispiel! Einfach künftig an das Talent-Management Unternehmen denken und schon wird Ihr nächstes Sourcing Projekt zum Erfolg!

Herzliche Grüße

Claudia

Neue Recruitingstrategien: Tee trinken, Pizza essen oder Brötchen backen?

Abwarten und Tee trinken, Brötchen backen oder Pizza online
bestellen? Welche Strategien führen wohl am ehesten zum Recruitingerfolg?
Ebenso wie mein Bloggerkollege Robindro Ullah bin ich auch
wieder zurück aus den USA. Und wie kann es anders sein, haben wir Ideen bzw.
Anregungen und Beispiele zum Thema Recruiting & Personalmarketing
mitgebracht. Bei Robindro geht es um Pizza, ich kann mit Tee aus Chicago aufwarten und
weil ich mich immer über tolle Beispiele aus Österreich freue, auch
Brot aus Wien!
Nachdem ich schon einmal darüber berichtet habe, wie uns
Pasta im Recruiting unterstützen kann geht es heute also nicht um Pizza (das hat Robindro schon erledigt 😉 sondern um Tee und Brot. Allerdings wenn
ich so darüber nachdenke, ich könnte mir schon vorstellen, dass auch der Einsatz von Pizza im
Recruiting für IT Spezialistinnen mal eine nette Idee wäre (Klischee pur aber
ich konnte mir das jetzt nicht verkneifen und mit Personalverrechnerinnen wäre
es nicht lustig  ;-).
Ich beginne
jetzt auch nicht alle Bewerberinnen mit Brot zu versorgen (obwohl DAS wäre doch
Serviceorientierung pur oder: alle, die einen Früh- oder Abendtermin bei mir
wahrnehmen, bekommen frisches Brot oder Gebäck für’s Frühstück oder Abendessen mit
und ersparen sich den Weg zum Bäcker! Darüber muss ich wirklich mal nachdenken,
vielleicht eine Idee für eine Kooperation). Bisher gibt’s bei mir im Office „nur“ Tee und/oder Kaffee (ich
habe von Bewerbungsgesprächen gehört, wo es nicht einmal ein Glas Wasser gibt,
ich lasse das jetzt mal unkommentiert). Aber es geht nicht um den Tee, den ich meinen Gästen anbiete sondern um eine Teekette mit HQ in Chicago.
Was haben nun ein Teegeschäft in Chicago und ein Bäcker in
Wien miteinander zu tun? Und was hat das wiederum auf einem Blog über Recruiting
und Personalmarketing zu suchen? Natürlich, wie könnte es anders sein, Sie
haben ein etwas gemeinsam: sie stehen beide vor einer Herausforderung im
Recruiting! Sie suchen dringend Mitarbeiterinnen in einer Branche in der die
Arbeitszeiten nicht familienfreundlich sind, die zu besetzenden Jobs nicht zu
den bestbezahlten gehören und die Serviceorientierung und Verkaufstalent
erfordern – eine Kombination, die es wiederum erfordert, im Recruiting auch mal
andere (wenn auch nicht unbedingt neue) Wege zu gehen.
Starten wir mit Argo Tea: Argo Tea ist ein Tee Cafe, quasi
das Starbucks für Teeliebhaberinnen. Gegründet in Chicago gibt es mittlerweile über
40 Filialen in den USA und 6 im Mittleren Osten. Für alle Filialen werden
Mitarbeiterinnen gesucht. Woher ich das weiß? Ich war Tee trinken. Und habe
unter anderem diese Karte entdeckt:

 

Produktionskosten? Vermutlich sehr niedrig. Das Papier ist
nicht von guter Qualität, die Ränder sind wohl mit einer Schneidemaschine
geschnitten und das Design wirkt auch nicht als hätten das Profis gemacht. Sieht
ein bisschen aus, wie eine selbstgebastelte Einladung zu einem Kindegeburtstag.
Aber (um es mal mit Christiane Hörbiger auszudrücken:) SO WHAT? Alles was
wichtig ist steht drauf, ich kann die Karte einstecken, mitnehmen und zum
Beispiel einer Freundin geben, die studiert und in der Weihnachtszeit etwas
dazuverdienen möchte. Außerdem gibt es eine Party, mit Musik, Yoga und
natürlich Tee. Aber halt! Fehlt da nicht was? Jobbeschreibung und
Anforderungsprofil zum Beispiel? Also gut: Argo Tea ist ein Tee Cafe, wo Tee,
manchmal Kaffee, Snacks und diverse Artikel zur Teezubereitung verkauft werden.
Wie könnte da wohl die Stellenbeschreibung aussehen? Richtig: Sie verkaufen Tee,
manchmal Kaffee, Snacks und diverse Artikel zur Teezubereitung. Qualifikation?
Sie sind in der Lage Tee, manchmal Kaffee, Snacks und diverse Artikel zur
Teezubereitung zu verkaufen. That’s it!
Was mir daran gefällt? Es ist einfach, es ist kostengünstig
und es ist zielgruppengerecht. Außerdem setzt Argo Tea neben anderen Kanälen wie zum Beispiel Facebook
und Twitter  da an, wo die Zielgruppe wohl am ehesten anzutreffen
zu ist: im eigenen Geschäft. Und im Gegensatz zu einem Aushang (den muss man
entweder abfotografieren oder vielleicht sogar abschreiben) ist das
Postkartenformat eben recht praktisch.
Es gab noch eine 2. Karte, im Sinne von Empfehlungsmarketing
(irgendwie ist mir das das Foto abhanden gekommen, findet sich sicher mal unter
den knapp 1.500, die ich bald allen Verwandten und Freunden zeigen werde 😉
aber der Text war so in der Art: „Sie kennen jemanden, der bei Argo Tea arbeiten
möchte? Empfehlen Sie uns weiter und bei Erfolg erhalten Sie Gutscheine für eine Konsumation
!“ Ich weiß
von Unternehmen, die den Kandidatinnen, die eine Absage erhalten, Produkte oder
Gutscheine schicken aber von einer Aktion für Kundinnen, die Mitarbeiterinnen empfehlen, habe
ich bisher noch nicht gehört.

 

Wie schaffe ich jetzt den Sprung über den großen Teich von
Chicago in den 9. Bezirk in Wien? So vielleicht:

 

 

Ströck geht neue Wege in der Personalsuche und startet das
Karrierezentrum! Nun ganz neu ist die Idee wohl nicht, in Zeiten vor E-Mail und
Onlinebewerbung war das ganz normal. Vielleicht erinnert sich noch wer an meine
ehemalige Kollegin, die für ihren ersten Job einfach den Ring entlang „spaziert“ist? Ich würde sie eher retro nennen. Und so wie auch bei der Mode und den
Möbeln, alles kommt irgendwann wieder oder?
Heute könnte man das vielleicht eher mit einem „Bewerbungs
Mc Drive“ beschreiben – ist in der Berggasse aber eher ohne Auto empfehlenswert
(heißt es dann eigentlich MC Go?).
Ich finde die Idee an sich großartig, habe aber hinsichtlich
der Umsetzung und auch zum Wording noch ein paar Fragen:

 

  • Wie werden das Karrierezentrum und auch die Öffnungszeiten
    denn an potentielle Mitarbeiterinnen kommuniziert? Leider habe ich es seit
    meiner Rückkehr aus den USA noch nicht in eine Ströck Filiale geschafft, liegen
    da vielleicht Kärtchen auf (bitte um Hinweise, danke)? Denn es wird ja wohl
    nicht ausreichen, dass die Recruitingcommunity in Wien jetzt Bescheid weiß?
  • Auch die Zielgruppendefinition finde ich fragwürdig:
    Verkaufstalente und Wiedereinsteigerinnen? Gilt das nur für Frauen, die wieder
    in den Job einsteigen wollen (oder müssen)? Und die müssen kein Verkaufstalent
    mitbringen? Was ist mit Studentinnen oder Pensionistinnen, die etwas
    dazuverdienen möchten? Die dürfen nicht vorbeikommen?
Optimal finde ich den Prozess: hinkommen, Gespräch führen,
Feedback erhalten
. Innerhalb einer Woche könnte man losstarten.  So die Beschreibung.
Ich bin sehr gespannt, wie sich dieses Konzept bewähren wird
und ob die Strategie Erfolg hat bzw. zu welchen Erkenntnissen das Ströck HR Team
kommen wird. Ich werde das verfolgen und wieder darüber berichten (auch darüber
ob es mir gelingen wird mit Ströck eine Kooperation betreffend „Bewerbungsgespräch
und Gebäck“ einzugehen ;-)!

 

Und falls das Lesen bisher nicht zu  Hunger und/oder Durst geführt hat, hier noch schnell
meine Tipps für euren nächsten USA Aufenthalt:

 

  • Deep Dish Pizza bei Giordanos probieren, die haben was ATS
    betrifft aber noch Aufholbedarf und
  • auf keinen Fall Kaffee bei Argo Tea probieren aber der Chai
    Latte mit Kokosmilch ist ein Gedicht!
Prost & Mahlzeit 🙂

 

Herzliche Grüße Claudia

Wer bastelt mit? In 9 Schritten zum Bewerbungsmanagementsystem!

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Sie haben (noch) kein Bewerbungsmanagementsystem? Hätten aber gern eines? Schnell implementiert, darf nix kosten und Zeit für Einschulung haben Sie auch nicht? Gibt es nicht? Doch, gibt es es. Hier eine Anleitung!
„Ich habe mich bei der Firma XY beworben und nach 4 Monaten eine Absage bekommen.“
„Ich habe mich bei der Firma XY beworben, 3 Wochen nichts gehört, dann angerufen und
die meinen, Sie haben meine Bewerbung nie erhalten, jetzt ist die Stelle aber schon besetzt.“
„Ich habe mich bei der Firma XY beworben und bis heute, 6 Monate / 12 Monate / 18 Monate, nichts mehr gehört.“
Richtig,
Erzählungen, die ich tagtäglich zu hören bekomme. Was das für das Arbeitgeberinnenimage
bedeutet brauche ich wohl nicht extra erwähnen. Und ganz oft kommt dann der
Nachsatz „das muss doch in der heutigen Zeit echt nicht mehr sein, es gibt ja
genug Software. Besser eine standardisierte Absage als gar nichts!“
Stimmt,
Softwaretools gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Eines davon hatten wir ja
gerade erst im Praxistest und ehrlich – ich möchte es nicht mehr missen! Ich kenne aber
Unternehmen, die sind seit 5 (!) Jahren auf der Suche nach dem perfekten Bewerbungsmanagementtool. Andere implementieren in 5 Jahren zumindest die zweite Software. Und wieder andere machen sich darum gar keine Gedanken.
Grund Nummer 1: „dafür haben wir keine Zeit“
Grund Nummer 2: „dafür haben wir kein Geld“
Grund Nummer 3: „wir brauchen das nicht, für die 2 Stellen im Jahr, die wir zu besetzen haben“!
Ich habe gute Nachrichten: es gibt ein Bewerbungsmanagementtool, das
  • sehr schnell eingerichtet ist
  • nichts oder fast nichts kostet
  • und das (zumindest theoretisch) für 2 oder 200 offene Positionen eingesetzt werden kann (bei 200 hoffe ich
    jetzt mal für Sie, dass es längst ein Tool gibt, theoretisch funktioniert es
    aber auch ;-).
Und jetzt kommt das Beste: Sie verwenden es ziemlich sicher bereits, müssen also
nicht mehr lernen, wie Sie das System bedienen und können daher sofort
loslegen.Also worauf warten Sie noch? LOSLEGEN!
Ach Sie warten noch auf meine Anleitung, bitte gern (aber dann gibt’s wirklich
keine Ausreden mehr 😉
1. Schritt
Legen Sie eine eigene eindeutige E-Mail Adresse an (oder lassen sie anlegen), wie zum Beispiel
recruiting.at
firma.com
bewerbung.at
firma.com
job@firma.com
Wie die genau lauten soll hängt vom Corporate Wording ab, also wird schnell
feststehen ob es eine deutsche oder eine englische Bezeichnung sein soll und
der Rest ist natürlich Geschmacksache. Persönlich finde ich die Variante
recruitingteam.at firma.com sehr nett, schließlich wendet man sich mit einem E-Mail ja üblicherweise an eine
Person, warum sollte das hier anders sein. Wenn die Benennung klar ist richten
Sie im
2. Schritt
ein eigenes Postfach ein
Von einer Weiterleitung ins persönliche Postfach rate ich ab. Erstens können Sie
auch mal auf Urlaub oder krank sein und haben dann (vermutlich) eine
automatische Abwesenheitsnotiz eingerichtet. Überlegen Sie mal, Sie schicken
voller Begeisterung eine Bewerbung für Ihren Traumjob weg und bekommen ca. 2
Sekunden später folgende Nachricht „Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin auf
Urlaub und in 3 Wochen wieder da. E-Mails werden nicht weitergeleitet.“ Hmm,
muss ich da noch mehr dazu sagen? Eben! Das eigene Postfach hat noch mehr Vorteile,
Sie haben einen besseren Überblick und
es können auch mehrere Personen Zugriff haben, das erleichtert die Bearbeitung
wesentlich.
Im 3. Schritt erstellen Sie eine
eigene Signatur

Hier
empfehle ich die allgemeinen Firmendaten, den Namen einer Ansprechpartnerin und
eine Telefonnummer – ob mit oder ohne Durchwahl überlasse ich Ihnen. Wenn Sie
meinen, dass dann zigtausende Leute anrufen werden, machen Sie doch mal die
Probe aufs Exempel. Schicken Sie 1 Monat lang die E-Mails mit der Durchwahl in
der Signatur (kleiner Extra-Tipp am Rande und hat jetzt mit Outlook wirklich gar nix
zu tun!) und natürlich wieder die recruitingteam at firmenname.com Mailadresse. Schon sind wir beim

4. Schritt
Jetzt erstellen Sie eine Eingangsbestätigung
Der Text hängt wieder davon ab, wie sonst formuliert wird. Theoretisch reicht „Vielen
Dank wir haben Ihre Bewerbung erhalten.“ Theoretisch. Aber wenn Sie schon dabei
sind investieren Sie vielleicht ein paar Minuten mehr (oder holen sich Anregungen
aus dem Netz, von anderen Kolleginnen im Recruiting oder auch von mir). Und mit
diesem Text erstellen Sie eine Abwesenheitsnotiz. Die erledigt dann die
Eingangsbestätigung ganz von alleine. Sie müssen wirklich GAR nichts mehr
machen. Jeden Tag, egal zu welcher Uhrzeit. Sie tun nix und Ihre Bewerberinnen
kriegen eine erste unmittelbare Reaktion. ABER da gibt es ja ein Problem! Und Sie
haben völlig recht, natürlich kann Outlook keine personalisierte E-Mail in
einer Abwesenheitsnotiz senden. Aber das macht es ja auch nicht wenn Sie auf
Urlaub sind und hat sich da schon mal eine Kollegin oder eine
Kooperationspartnerin beschwert? Na also! Trotzdem finde ich eine Anrede zum
Beispiel mit „Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber!“ netter als gar
keine. Und vergessen Sie nicht, im Text die Erwähnung „das ist eine automatisch
erstellte Nachricht …“ unterzubringen. Bei mir hat sich noch keine Bewerberin darüber beschwert,
dass sie in einer Eingangsbestätigung nicht mit dem Namen angesprochen wurde.
5. Schritt
Einstellen und testen!
Funktioniert? Sehr gut, weiter geht’s (wenn nicht sind übrigens sicher nicht Sie schuld, da hat’s garantiert die IT verbockt ;-)! Das ging schnell wir sind also schon beim
6. Schritt
Legen Sie pro offener Position einen Ordner an also zum
Beispiel
  • Position 1
  • Position 2
Und jetzt hängt es von Ihrem Recruitingprozess ab aber üblicherweise reichen 2 bis 4 Unterordner, das könnten zum Beispiel sein:
  • Position 1
    • Bewerbungen
    • Absagen
    • Einladungen
In den Ordner Position 1 können Sie alle E-Mails verschieben, die mit der Position
aber nicht mit den Bewerberinnen zu tun haben, zum Beispiel Infos, die Sie von
der recrutierenden Führungskraft haben oder die Beauftragung das Inserat auf
einer Plattform zu schalten.Die Unterordner sind wohl selbsterklärend und wenn Sie
im Inserat angeben, dass die Bewerbungen an „die E-Mail Adresse recruitingteam at firma.com
mit dem Betreff Position 1“ zu richten sind, können Sie sich häufig sogar einen Arbeitsschritt
ersparen. Einfach sobald die erste Bewerbung für Position 1 eintrifft im
7. Schritt
eine Regel erstellen, dann wird ein Großteil auch gleich automatisch verschoben. Natürlich
halten sich nicht 100 % der Bewerberinnen daran und Tippfehler wird es auch mal
geben aber es lohnt sich trotzdem, versprochen!
8. Schritt
Gehen Sie die Schritte im Recruitingprozess durch (so wie er bei Ihnen
im Unternehmen gelebt wird) und erstellen Kategorien, zum Beispiel:
  • Absage (selbsterklärend)
  • Telefonat (zum Beispiel zum Abklären der Verfügbarkeit oder Unklarheiten im CV
    telefonisch abklären)
  • Weiterleitung (an die Führungskraft und um Feedback bitten)
  • Einladung (selbsterklärend)
Und natürlich gibt es da noch unzählige Möglichkeiten aber je mehr Kategorien desto
aufwendiger wird die Administration – und die wollen wir ja eigentlich gerade
vereinfachen! Die Einladungen und Absagen per E-Mail würde ich auch noch in die jeweiligen Ordner
verschieben, das macht es bei eventuellen Rückfragen von Bewerberinnen leichter
und schneller auffindbar. Apropos schneller, eines fehlt noch:
9. Schritt
Vorlagen erstellen! So wie für die Eingangsbestätigung
einfach auch für die Absagen, Bestätigung für Gesprächstermine. Das ist aber
ein eigenes Kapitel, dem widme ich mich mal gesondert!
Also jetzt gibt’s wirklich keine Ausreden mehr, warum man keine Eingangsbestätigung
und / oder Absage schicken kann oder? Und ich will ja nicht übertreiben, sonst hätte ich auch noch die Funktion
„Nachverfolgung“ empfohlen … könnte man bei jeder eingelangten Bewerbung
automatisch nach 2 Wochen aufpoppen lassen und dann einen Zwischenbescheid so
in der Art „sorry wir brauchen noch“ rausschicken. Wäre nett, würde gaanz viel fürs
Image machen.
Natürlich ist das jetzt kein Loblied für Outlook und natürlich will ich damit nicht
sagen, dass es ab einer bestimmten Anzahl von zu besetzenden Positionen und
Bewerbungen pro Jahr nicht komfortabler und effizienter wäre ein gutes, für den
jeweiligen Prozess ideales Tool einzusetzen. Aber wenn man keine Zeit hat (oder
kein Geld oder eben wirklich nur 2 Positionen im Jahr ausschreibt) ist das
sicher eine gute Alternative. Mit Einschränkungen zwar aber besser als gar kein
System oder?
Also, investieren Sie mal ein paar Stunden, länger braucht es nicht und die Zeit haben Sie
vermutlich schon bei der nächsten Position wieder eingespart!
Viel Vergnügen, vielleicht erzählen Sie mir ja mal von Ihren Erfahrungen,
herzliche Grüße Claudia

Im Praxistest: Presceen Bewerbermanagement aus der Cloud

Wie angekündigt möchte ich auch weiterhin innovative Tools, die im Recruiting eingesetzt werden
können in der Praxis testen. Nach Jobclipr und einem ersten Überblick über Software und Apps aus
Österreich steht heute Prescreen am Programm. Und künftig werden alle Tools von 2 Seiten beleuchtet, nämlich aus Sicht der Bewerberinnen und aus meiner (Recruiting-)Sicht!
Und damit legen wir auch gleich los. Es berichtet Kenny, der sich für recruitingpraxis über
Prescreen bei hr personal beworben hat:
Schon auf der ersten Seite zeigt sich für mich, das
Prescreen sehr benutzerfreundlich ist. Das Design wurde schlicht und einfach
gehalten. Rechts befindet sich eine Fortschrittsanzeige. Damit weiß der
Bewerber jederzeit, im welchem Abschnitt des Bewerberprozesses er sich
befindet. Dies alles trägt zur einer klaren Übersicht bei und ich habe mich
sofort zurecht gefunden.
Lebenslauf
Was mir sehr gut gefällt, ist die Option, den Lebenslauf
von meinem Xing-Profil zu importieren. Dies erspart mir das langwierige
Eintragen meiner Ausbildungen und Erfahrungen, das nach vielen
Onlinebewerbungen für mich inzwischen zu einer Tortur geworden ist. Weiteres
gibt es die Option, eine Datei (Word oder PDF) hochzuladen. Prescreen liest den
Inhalt dieser Datei aus und trägt diesen automatisch in den
Prescreen-Lebenslauf ein. Leider hat das bei meinem Lebenslauf nicht zu 100 %
funktioniert (eher 40 %). Die Inhalte wurden meist falsch eingetragen und oft
hat die Software zwischen Ausbildung und Erfahrung nicht unterscheiden können.
Ich habe deshalb den Lebenslauf manuell eingetragen, dies war wesentlich
schneller als die Nachbearbeitung und Korrektur. Leider gibt es nicht die
Möglichkeit, seinen Lebenslauf ohne automatische Übertragung als Datei
hochzuladen, das fände ich toll.

Kompetenzen

Bei der Eingabe der Kompetenzen hilft die Software mit
einigen eher ähnlichen Vorschlägen. Hier ist für mich aber die Frage, ob dies
wirklich eine Hilfe ist oder eher eine Last. Beim Eintragen der Socialskills
neigt man z.B. dazu, die ganzen Hilfsvorschläge in Anspruch zu nehmen. Am Ende stehen
dann sehr viele Kompetenzen, die, für ein Unternehmen wahrscheinlich
unübersichtlich und wenig aussagekräftig sind.
Profilbild
Beim Einfügen des Profilbildes hat mir sehr gut gefallen,
dass ich mein Bild selbst zurechtschneiden konnte und somit ungünstige Schnitte
vermieden werden.
Fazit
Alles im allen ist Prescreen für mich aus Bewerbersicht
eine einfache und unkomplizierte Software. Ich habe mich sofort zurecht
gefunden. Durch das Importieren des Xing-Lebenslaufes ist die Bewerbung mit
einigen Klicks rasch und bequem erledigt. Gut fände ich noch die Möglichkeit, meinen
selbstgestalteten Lebenslauf hochzuladen, ohne dass dieser von der Software automatisch
umgewandelt wird.
Ich selbst setze Prescreen in meiner Personalberatung für
HR Profis & Talente ein. Aus Datenschutzgründen kann ich bei meinem Bericht
keine Screenshots einfügen! Warum ich mich (nach eingehenden Überlegungen)
dafür entschieden habe:

 

  • Mobilität: Ich habe vom Büro, von zu Hause, von unterwegs
    (auch am Handy) Zugriff auf das System.
  • Intuition: Prescreen ist intuitiv
    aufgebaut und das funktioniert bis auf wenige Ausnahmen, wo ich ein wenig Zeit
    gebraucht habe, mich zurechtzufinden wie zum Beispiel, den „Abschluss“ einer
    Position, wirklich gut.
  • Integration und Anpassung an das Corporate Design: die
    Integration hat mit Support von Prescreen im Verhältnis zu anderen Systemen
    extrem schnell geklappt.
  • One Click Bewerbung für Kandidatinnen, mühsame Portale
    gibt es schon genug!
  • Die Möglichkeit, ein Online-Assessment anzubieten.
  • Das wirklich gute Preis-Leistungs-Verhältnis.
  • Die Möglichkeit, selbst Kandidatinnenprofile anzulegen
    (wenn zum Beispiel doch eine Bewerbung per E-Mail einlangt).

 

Was ich, da ich diese Funktionen kaum bis gar nicht
nütze, da sie für meinen Zugang zur Beratung nicht relevant sind, nicht
beurteilen kann sind die Möglichkeiten zur Auswertung und Analyse. Aber
alleine, dass sie vorhanden sind ist für mich ein weiterer Pluspunkt.

Sehr hilfreich ist jedenfalls die Auswertung „Applicant
Aquisition Channels“, die nicht nur die Quellen der Bewerbungen anzeigt sondern
auch, wie viele Kandidatinnen sich in welchem Zeitraum beworben, aber auch wie
viele den Prozess abgebrochen haben. Weitere Standardreports sind noch „Applicant
Status“ und „Time to hire“.
Was bisher (und hoffentlich auch weiterhin) sehr gut
funktioniert hat ist der Support durch das Prescreen Team.
Natürlich gibt es auch Wünsche bzw.
Verbesserungsvorschläge:

  • Tags – es gibt die Möglichkeit, die Kandidatinnenprofile zu
    taggen. Das wäre sehr hilfreich, muss jedoch (zumindest zurzeit) vorab von
    Prescreen extra eingerichtet werden. Man kann (und soll) mit den Kandidatinnen direkt über Prescreen kommunizieren,
    dafür kann man auch zahlreiche Vorlagen wie z.B. Terminbestätigungen anlegen.
    Was leider nicht möglich ist, sind E-Mails z.B. aus Outlook dranzuhängen. Viele
    Bewerberinnen kommunizieren lieber direkt via Mail.
  • Das Online Assessment kann für jede Position optional angelegt werden, muss
    jedoch, wenn es aktiviert ist durchlaufen werden, bevor die Bewerbung
    abgeschlossen ist. Natürlich ist das sinnvoll, wenn das AC vor einem möglichen
    Gesprächstermin gemacht wird aber toll wäre es, wenn es auch zu eine späteren
    Zeitpunkt als die Bewerbung an sich gemacht werden könnte. Einige Bewerberinnen
    brechen an dieser Stelle den Bewerbungsvorgang ab weil es ihnen zu
    zeitaufwendig ist.
  • Was mich tatsächlich am meisten stört ist, das Prescreen nachdem der
    Bewerbungsprozess abgeschlossen ist, eine automatische Nachricht an Bewerberinnen
    sendet. Bei dieser scheint Prescreen als Absende auf und nicht hr personal.
    Ausserdem ist der Text nicht von mir sondern ein Standardtext. Ich schicke
    daher noch eine gesonderte Benachrichtigung aus. Diesen Zwischenschritt könnte
    man sich vielleicht auch sparen.
  • Und wenn wir schon „wünsch dir was“ spielen: es gibt bei der
    Nachrichtenfunktion die Möglichkeit, einen Event (= Termin) anzulegen, hier
    wäre eine direkte Übernahme in meinen Outlook Kalender eine wirklich effiziente
    Maßnahme.

Alles in allem kann ich nach einigen Monat im Einsatz nur
sagen, dass ich mich für das richtige System für meinen Bedarf entschieden habe.

Und damit im Praxistest wirklich alle Perspektiven
eingenommen werden, kommt Nicolas Vorsteher (Founder, Sales & Marketing)
von Prescreen auch noch zu Wort:
Was unterscheidet Prescreen aus eurer Sicht von anderen Bewerberinnenmanagementsystemen?
Mit Prescreen kann heute noch jeder sofort starten seinen
gesamten Recruitingprozess abzubilden, Stellen anzulegen, auf Jobbörsen zu
veröffentlichen, Bewerber zu verwalten und mit diesen zu kommunizieren. Bei
keinem anderen System hast du das alles so schnell abgebildet. Die
„vereinfachten“ Systeme der Konkurrenz, geben den Kunden nicht die Möglichkeit
komplexe Strukturen, Prozesse/Workflows und Hierarchien selbst zu installieren.
Zu unseren Kunden zählen wir Startups genauso wie die Großbank mit über 10.000
Mitarbeitern. Unser Service ist EUROPÄISCH 1A, ebenso unsere Server und das
Design unerreicht intuitiv.
Sind weitere Funktionen bzw. Verbesserungen in Planung?
Ja, zum Beispiel Selfservice von allen Einstellungen bis
Jahresende. Gratis Buchung von allen gratis Stellenbörsen bis Jahresende.
Statistiken, die man sich selbst zusammenbaut (Q1 2016). Dieses Jahr werden außerdem
noch 2 große neue Funktionen kommen. Nähere Infos dazu gibt es in den nächsten
Monaten.
Gibt es DIE Prescreen Zielgruppe?
In erster Linie wollen wir KMUs die Möglichkeit geben,
moderne Technologien im HR Prozess einzusetzen. Auf Grund der stetigen
Weiterentwicklung von Applikationen, können es sich heute nicht nur
Großunternehmen leisten, Lösungen an ihre Bedürfnisse anzupassen und zu
integrieren.
Na da bin ich gespannt, vielleicht wird der eine oder andere
Wunsch von mir ja auch erfüllt, ich werde bei Gelegenheit wieder darüber
berichten!
Herzliche Grüße Claudia